1. Responsable del tratamiento

Smart Ingeniería y Desarrollo S.A.S., con domicilio en Colombia, es el responsable del tratamiento de los datos personales y corporativos que usted proporciona a través de la plataforma SmartPOS Cloud. Para cualquier consulta puede contactarnos en soporte@smartpos.com.co o por WhatsApp al +57 314 257 9675.

2. Datos que recopilamos

Datos corporativos: nombre de la empresa, NIT, dirección, teléfono corporativo, información tributaria y datos de facturación.
Datos del usuario: nombre completo, correo electrónico, rol dentro de la organización y credenciales de acceso (almacenadas de forma cifrada).
Datos de clientes finales: información de los clientes registrados en el sistema para efectos de facturación electrónica.
Datos transaccionales: registros de ventas, inventarios, productos, proveedores y movimientos financieros generados dentro de la plataforma.
Datos técnicos: dirección IP, navegador, sistema operativo, registros de actividad (logs) y datos de licenciamiento.

3. Finalidad del tratamiento

Prestación del servicio de punto de venta y facturación electrónica.
Gestión y administración de la cuenta del usuario y su empresa.
Cumplimiento de obligaciones legales y tributarias ante la DIAN y demás entidades competentes.
Soporte técnico, mantenimiento preventivo y correctivo de la plataforma.
Validación de licencias de software y control de acceso autorizado.
Reportes estadísticos internos (anonimizados) para mejora del servicio.
Comunicación de actualizaciones, cambios en el servicio o notificaciones.

4. Seguridad y protección de la información

Cifrado en tránsito: todas las comunicaciones utilizan TLS/SSL (HTTPS).
Cifrado en reposo: credenciales y datos sensibles se almacenan con algoritmos estándar (bcrypt, AES-256).
Datacenters seguros: infraestructura certificada con redundancia geográfica y respaldos automáticos.
Control de acceso: permisos basados en roles (RBAC).
Monitoreo continuo: auditoría de operaciones críticas.
Respaldos automáticos: copias diarias con retención mínima de 30 días.

5. Derechos del titular

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, usted tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado respecto del uso que se le ha dado a sus datos.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando lo considere pertinente.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales tratados.

Para ejercer estos derechos escriba a soporte@smartpos.com.co.

6. Datos de terceros

Usted, como usuario de SmartPOS Cloud, es responsable de obtener la autorización correspondiente de sus clientes finales antes de registrar sus datos en la plataforma. SmartPOS Cloud actúa como encargado del tratamiento y los procesará únicamente para los fines del servicio contratado.

7. Conservación de datos

Los datos serán conservados durante el tiempo que dure la relación contractual y por el período adicional que exija la legislación tributaria y comercial colombiana (mínimo 5 años para documentos contables y tributarios, según el Código de Comercio y el Estatuto Tributario).

8. Transferencia y transmisión

Proveedores de infraestructura en la nube para la prestación del servicio.
Entidades gubernamentales (como la DIAN) cuando así lo exija la ley.
Proveedores de servicios de facturación electrónica habilitados.

En ningún caso se venden, alquilan o comparten sus datos con terceros para fines comerciales o publicitarios.

9. Cookies

La plataforma utiliza cookies técnicas necesarias para el funcionamiento del sistema, la gestión de sesiones y la seguridad. No usamos cookies de rastreo publicitario ni de terceros.

10. Licenciamiento y uso autorizado

El uso de SmartPOS Cloud requiere una licencia válida adquirida a través de un distribuidor autorizado. El uso del software sin licencia válida constituye una violación de los derechos de propiedad intelectual de Smart Ingeniería y Desarrollo S.A.S. y puede dar lugar a acciones legales. La licencia es personal e intransferible y está vinculada al dominio y empresa registrados.

11. Disponibilidad del servicio

SmartPOS Cloud se compromete a mantener una disponibilidad del 99.5% mensual, excluyendo ventanas de mantenimiento programado que serán comunicadas con antelación. No se garantiza disponibilidad durante eventos de fuerza mayor.

12. Modificaciones

Smart Ingeniería y Desarrollo S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política. Los cambios serán notificados a través de la plataforma y/o por correo electrónico. El uso continuado del servicio después de la notificación constituye aceptación de los cambios.

13. Legislación aplicable

Esta política se rige por las leyes de la República de Colombia, en particular la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013, la Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico) y demás normas concordantes.